Page 46 - 《台電月刊》2017年1月號第649期
P. 46
職場充電站
職場充電站
管理好收件匣 2 這也是時間管理高手，要管理好的第二個收
電子郵件 件匣。接下來分享我自己管理 Gmail 收件匣的幾
個祕訣。
我爸爸後來離開生產部門，開始擔任管理職，
開始有很多文書作業。小時候我坐到他的辦公桌
上，永遠看到很多的文件、卷宗、信件。腦裡的
鏡頭是，他戴著眼鏡，用一枝紅筆，在文件批注
的專注表情。而我們這個時代，公司內部或和外
部聯絡的工具，就是「電子郵件」。
搜索 善用 Inbox by Gmail
Gmail 有超強的搜索功能，信件不一定需要歸 Inbox by Gmail 有三個功能和時間管理有關，
檔，只要回想一下關鍵字，或收到信的日期，就 首先是「釘選郵件」功能，按了後，會出現「記
可以用搜尋功能找回。 得要……」的輸入欄位，這樣可以把一封郵件變
成一個行動提示；其次是「設定時間提醒」，收
過濾 件匣中的信件會暫時消失，直到設定時間到了才
會再出現提醒；最後是可以「打勾」，按住郵件
Gmail 有強大的信件過濾器，自動篩出社交網 往右滑動，就可以幫郵件打勾並封存，享受做事
路郵件、促銷廣告、論壇等不需要看到的內容， 完成的快感。
若有時有「漏網之魚」，只要用拖拉方式，把該
封信件拖到這些「過濾分頁」，同個郵箱寄來的 Garbage in, Garbage out
信件就不會再出現在收件匣中，節省大量時間。
發信要有節制，不要發無謂的郵件，我們自
己也就不會收到無謂的郵件，長期而言，收到的
信也會減少。
這邊雖然舉的是我使用 Gmail 的例子，但是
用 Outlook 的朋友應該也可以觸類旁通，鍛鍊批
次處理能力，清空電子郵件收件匣，讓工作更高
效，壓力也降低。
44 2017.1
