Page 45 - 《台電月刊》2017年1月號第649期
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管理好收件匣 1 由於 Line、Facebook 與各種 APP 的出現，現
即時通訊 在手機加上即時通，變成我們非常強力的訊息收
件匣工具，但是，相對的我有很多老闆朋友，卻
或許是因為在工廠待過的原因，爸爸對於科 嚴格規定 Line 及 Facebook 在工作上的使用，因為
技工具非常捨得花錢，除了買過蘋果電腦送給我 這些即時通訊工具很難成為高效率的收件匣，原
和弟弟之外，有一次到內地還曾經幫我的朋友辦 因如下：
了一支行動電話，這在當年是很少人使用的工具。
「這樣子當他要聯絡他人時，才會更有效率。」
他是這樣和我說的。
因人而生 輕諾寡信
群組出現，是因為一群人，因為一件事情而 在這些即時通訊服務裡，家人朋友或同仁間
聚集在一起，但是過了一陣子，這個任務消失了， 常常會做出承諾，但是卻很容易產生爭執。因為
但是群組還存在。這些群組，其實都是時間黑洞， 缺乏工作場景的支撐，注意力又很容易被其他群
進去了，時間耗費高，但效率很低。 組抓走，不是一個正式溝通的場合（不相信，你
用 Line 跟女朋友分手看看）。因此，常常有輕諾
生命週期 寡信的行為。
Line 及 Facebook 若要成為高效的收件匣，任 搞小圈圈
務（群組）就不能無止境的增加，必須有「生、老、
病、死」的週期，不然就一定沒有效率。 當群裡的人數超過 30 人，沒有明確的規範，
很容易在大群中，產生許多小圈圈，容易產生政
治問題，讓群組裡面的氣氛變得複雜。
所以，這是時間管理高手要管理好的第一個
收件匣。因此手機的即時通訊雖然便利，但是如
果沒有能力將裡面的「雜事」加工成下一步行動，
並放到即時通訊 APP 之外的地方，就很難產生高
效率。
把即時通裡的任務，收集到即時通之外。
我們還會在加工及組織兩個流程中，繼續討
論這個問題。因為我們的目標是「善用同仁手中
的手機，提升團隊工作的效率」。
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