1948年初，台灣電力公司的一間辦公室裡，照常傳來了打字機的聲響。平時，機電處的古太太總是坐在這間辦公室裡，熟練地操作著檢字盤上的手柄。不過這天，古太太的位子上，卻坐著一名男性打字員。根據當時台電內部刊物的報導：古太太那天可能是臨時有事，請假去也，遂找了自己的丈夫前來代班。據說，古先生打起字來「能力不弱」，反倒讓人誤以為他是台電專門聘用的男性打字員呢！
——值得注意的是：這樣一件小到不能再小的事情，為什麼會在一本雜誌當中，特別被記錄下來呢？其實，這是因為在當時的臺灣，打字員多半是由女性出任的工作，男性打字員並不常見，也難怪前來代班的古先生會引起眾人側目。
早期台電所使用的中文打字機。（圖像來源：台灣電力公司網站）
實際上，若放眼整個世界，我們也會發現：打字機對於20世紀的女性而言，是幫助他們走入職場的一種關鍵道具。換句話說，台電的古太太並不是一個特例。在世界各個角落，也還存在著許許多多以打字為專業技能、為企業奉獻一己之力的女性職員。當他們集體放假的時候，企業賴以運作的各項文書製作與傳遞，甚至可能因此停滯。換言之，像古太太這樣的小人物，其實在過去的許多企業裡，都扮演了很重要的小螺絲釘。
上述故事，摘錄自《穿越文檔記憶：台電文書檔案業務演進回顧》。在這本書的脈絡裡，打字員古太太所代表的，其實是台電內部行政作業的一項重大改變，也就是打字印刷的公文數量不斷在增加。操作打字機是一項專門技術，得聘用專門人才來執行業務。到了1980年，電腦的引入，又再次改變了各種文檔的製作流程。而不變的是，每個時代的每一種文書制度背後，一定都有像古太太這樣的小人物，日夜為了文檔工作而操作著鍵盤、紙筆等等工具。
1948年台電《勵進月刊》所收錄的打字員小故事。（圖像來源：台灣電力公司）
兩個時代的接軌
實際上，以台電的公司量體規模與企業悠久歷史而言，整個文書檔案業務自然是非常龐大且複雜的運作體系，其相關組織演變、工作方法與工具改良等歷時性發展，必然有大量值得紀錄與探掘的故事。
如同本書第一章〈以檔為史〉所述：台電在1957年即已統合相關規章，印行《文書處理工作手冊》，試圖讓整個組織在文書作業方法上趨向一致。比起政府機構在1973年訂頒的《行政機關公文處理手冊》，台電這方面的起步更早，顯見組織內部早已認知到相關工作的重要性。
在這件1947年的珍貴歷史檔案當中，可以見到歷史人物孫運璿的名字。（圖像來源：台灣電力公司網站）
《穿越文檔記憶》從日治時期以毛筆、宣紙書寫的公文檔案開始談起，一路談到戰後的接收如何與舊有體系接軌。特別值得注意的是：所謂「接軌」，不僅只是作業規則的由甲換乙，他更牽涉到所有人如何共同適應這套新的體系，其中也包括語言習慣。
作者在第三章〈漸成方圓〉當中提到一個小故事，說的是戰後初期台電的本省籍員工費盡苦心，學習使用新的公文格式，但卻每每遭到大幅刪改，飽受挫折之餘只能搖頭大嘆「莫辦法」。也因此，台電如同當時臺灣其他的國營事業，也開辦大量的「國語訓練班」。這些故事細節，呈現了大量文書檔案背後的人群，如何努力適應時代與環境的變化。
1938年的「臺灣電力株式會社事業一覽圖」，這類圖表也是檔案當中的重要組成部分。（圖像來源：台灣電力公司）
文檔不只是文檔
除了內容之外，公文書的製作方式、蓋用印信、傳遞流程等等，也需要一套嚴謹規範。第四章〈行雲如水〉探討的正是這些規程的演變。從古太太所操作的打字機到現代的電子化公文系統，數十年來台電文檔體系的重大演變，皆在這個章節有簡要交代。而在近年來，檔案的價值開始受到注意，台電數十年來所累積的大量文檔亦須妥善收儲、管理。在這方面，台電秘書處的工作饒有成果，在政府機關檔案的「金檔獎」當中屢屢獲得獎項，顯見其深受肯定。
本書的最末一章〈話外之話〉，請到了幾位不具名的「文檔英雄」，也就是在台電內部長年負責文書檔案業務的工作同仁，分享各自在職業生涯裡的心路歷程。如同其中一位「文檔英雄」所述，台電檔案的文化資產價值其實相當巨大，這些文檔不僅見證了台電人的心血付出，同時也保存了臺灣電業的大量歷史線索。文檔不只是文檔，是全民共同的文化資產，翻開《穿越文檔記憶》，我們將會看見這些資產的留存，如何被一個企業用心地處理並留下紀錄。
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精彩段落節錄
跨越時代的台電文檔作業
儘管日治時期的文書檔案有相當數量在空襲中焚毀，但在臺灣省電力監理委員會到接管委員會時期，從各地收繳而來的日治時期檔案及新產生檔案，數量也十分可觀，整理起來是一大工程，而公司甫成立人手不足的問題，更讓掌理文書檔案業務職員感到壓力。據1948年《勵進月刊》第13 期所刊載，一名總務處職員的回憶：「當時走進總務處，到處都呈現緊張的鏡頭，表現出工作繁忙的景象，文書方面最需要的是管卷加強工作，許多各界前年的案卷移來歸檔及日治時期之案件整理，都要增加人手，此外油印文件日增，人手不敷，擬由專員管理油印室事宜。」
如何讓文檔工作與日治時期接軌，是戰後初期從監理、接收到台灣電力有限公司時期的重要課題。首先遇到的第1 個挑戰，就是本省籍員工不諳國語文的問題。依據1946 年底的統計，台灣電力有限公司的員工有1,241人，其中本省籍有945 人，超過4 分之3。然本省人甫接受完日本50 年統治，慣用日本語文法，不熟悉新的國語及文字，在書寫處理公文上產生困難。為此，在臺灣省電力監理委員會時期台電即已開辦「國語訓練班」，召募高等學校畢業以上學歷者，進行為期6 星期的國語訓練，高等學校畢業在日治時期已是屈指可數的高學歷。在各區處，也紛紛舉辦訓練班、作文及演講等各種比賽活動，以加強職員國語文訓練。如1946 年新竹區處為了解員工國語程度，特別舉辦本省籍員工筆試，共有3 試：第1 試是將「國語學不好不但上課成問題將來做事都很困難」這句話任選10 字加上注音符號；第2 試是將日文翻成中文；第3 試是作文，題目是「我的日常生活」。訓練國語文工作難以一蹴可及，直到1954 年，日本統治結束已將滿10 年，總務處還曾經基於台電各單位往來文件仍參雜日文，而發文各單位要求切實執行公文不得沿用日文的規定。
公文格式的適應是另一項挑戰。由於日治時期的公文格式與戰後有很大的不同，即便是日治時期任職臺灣電力株式會社的老員工，處理新的公文格式也感到棘手。1947 年發行的《勵進月刊》第7 期曾刊載題為「高元老搖頭無辦法」的故事，主角營業係長（相當於課長）高元老：「每遇各項業務必躬親處理，致每日桌上文牘常滿。光復後，祖國文化輸入，公文格式自亦隨而改制，高係長幼讀漢書，經綸滿腹，對該係文件不肯假手他人，誰知費盡心血自擬底稿，正以為理通辭達之傑作，竟為鄭文書大刀闊斧刪頭削足，毫不留情謂不合公文格式，致使高老大搖其頭嘆曰：『太難了，太難了，莫辦法啊。』」這個故事鮮明描述了本省籍員工面對新公文格式的難處。
（頁63-65）
文檔作業人員的「職業病」
文檔可以是很枯燥乏味的事，也可以是發現新奇事物的事，其轉變重點在於文檔人員的心態。文檔工作雖然看似無趣，一成不變，不過一旦認真的投入後，便會發現檔案裡有很多平常我們不知道的事。
「1970 年代文書課的工作，尚有刻鋼板、打蠟紙，然後透過油印印出公文，最後再經由公文書逐頁撿併、裝訂才告完成，煞是辛苦。如今，技術突飛猛進，許多文書工作都已不似以往，科技的進步減輕了人力，縮短了工作完成時間，真幸福。」
此段由文檔作業人員細數昔日與現今文書作業的情形，可見文檔作業並非一成不變，而是與時俱進，不斷邁向符合時代潮流的作業。文書及檔案的業務內容相當細密繁瑣，實務上也經常會遇到各種狀況。台電公司歷年來針對文檔業務開辦許多在職訓練課程，在台電公司的導師制度下讓新進人員在主管及資深同事的協助，逐漸瞭解文書及檔案業務，並透過實務累積經驗，進而傳承、提攜後進。此外，台電的文檔同仁還組成了即時通訊群組，彼此切磋交流業務經驗，通力合作解決各種狀況。
如同大家所知文檔作業流程包括收文、交辦、擬判、發文及歸檔等五大步驟，而台電文檔同仁也會將這些業務流程，實踐於日常生活中。
在處理生活大小事時，他們會格外注意時間管理，也會依輕重緩急、優先順序陸續完成。而「一事一案」為原則也深刻烙印在他們心中，甚至有同仁會運用專案管理的精神規劃出國旅遊行程。
此外，在整理日常生活用品、管理個人文件、甚至是採買服飾及居家用品時，也會應用檔案分類編案的精神，予以分門別類整理；而延續檔案保存年限、檔案鑑定、銷毀作業概念，也會應用在整理家居上，將各項物品歸納分類再賦予生命週期，進而決定將它永久保存或資源回收（銷毀）。
他們總是笑稱「這也是一種職業病」！但能將工作經驗實踐於生活中，這是屬於台電文檔人的獨特文化與驕傲。
透過他們的分享，我們可以深刻瞭解文檔文化其實也在我們的生活當中，只是我們有沒有看見它，文書檔案是文化也是生活。藉由文檔概念的建立，深耕個人的文檔意識、強化檔案管理的主動權，也讓我們與善（止於至善）的距離愈來愈近了。
文檔業務為各式業務工作的基石，好比一棵大樹，根基需穩固後才能正常茁壯成長，各項業務藉由同仁之間彼此合作，溝通與協調，而能更順利推進實行。在處理各項業務的同時，也可以學習到不同的想法，和處理事情的方式。
（頁144-147）
2023.12.15
文史叢書
